Per richiedere l’API di marketing di WhatsApp è necessario soddisfare 4 condizioni principali: in primo luogo, l’azienda deve fornire documenti commerciali ufficiali per la verifica, come il certificato di registrazione della società (rilasciato entro 6 mesi); in secondo luogo, deve possedere un account Meta Business Manager verificato (si consiglia di registrarlo almeno 30 giorni prima); in terzo luogo, deve superare la revisione dell’account WhatsApp Business (è richiesto un numero di cellulare con prefisso +86); infine, deve presentare un piano di marketing dettagliato che includa la frequenza di invio (limite massimo di 1.000 messaggi al giorno), il pubblico target e il meccanismo di annullamento dell’iscrizione. Si consiglia di prevedere un periodo di revisione di 14 giorni lavorativi e di preparare un margine di tolleranza del 2.5% per il tasso di rifiuto dei messaggi.

Lista di preparazione prima della richiesta

Secondo i dati ufficiali di Meta, nel 2023 gli utenti aziendali dell’API di WhatsApp Business sono aumentati del 47% a livello globale, ma il tasso di rifiuto per la prima richiesta è arrivato al 35%, principalmente a causa di dati incompleti o non conformi. Se si intende richiedere l’API di marketing di WhatsApp, la preparazione anticipata dei seguenti elementi può aumentare il tasso di successo dell’approvazione di oltre il 60% e ridurre il ciclo di revisione (che di solito scende da 5-7 giorni lavorativi a 2-3 giorni).

Innanzitutto, l’azienda deve disporre di dati di registrazione ufficiali, inclusa la licenza commerciale o il certificato di registrazione dell’attività. Meta richiede che la società sia stata costituita da almeno 6 mesi; il tasso di successo per le nuove aziende (costituite da meno di sei mesi) è solo del 12%. Se l’ambito di attività della vostra azienda riguarda settori finanziari, medici o ad alto rischio, è necessario fornire ulteriori licenze di settore, come licenze di pagamento o licenze cliniche.

In secondo luogo, preparare un numero di telefono aziendale dedicato, non è possibile utilizzare numeri personali o numeri virtuali (come Google Voice). Si consiglia di acquistare una nuova SIM card e assicurarsi che il numero non sia stato registrato su WhatsApp negli ultimi 30 giorni, altrimenti scatterà il controllo del rischio del sistema. Secondo i test, il tasso di fallimento per la ri-registrazione con vecchi numeri supera l’80%. Questo numero verrà utilizzato in seguito per ricevere i codici di verifica di Meta, quindi deve rimanere attivo a lungo termine.

In terzo luogo, il sito web o l’App aziendale sono indicatori chiave per l’approvazione. Meta verificherà se il sito web dispone di una pagina sulla politica sulla privacy, informazioni di contatto e contenuti aziendali reali. Se il traffico del sito web è inferiore a 1000 UV/mese, o le informazioni sulla pagina sono incomplete, è probabile che venga giudicato come società fittizia. Si consiglia di caricare almeno 5 descrizioni di prodotti o servizi e assicurarsi che la velocità di caricamento del sito web sia inferiore a 3 secondi (oltre il 70% dei casi di rifiuto è correlato alle prestazioni del sito web).

Preparare in anticipo i modelli di script di servizio clienti. L’API di WhatsApp richiede alle aziende di impegnarsi a rispondere ai messaggi degli utenti entro 24 ore; un tasso di superamento di questo limite superiore al 15% comporterà una limitazione dell’account. Preparare risposte standard per le domande frequenti (come politica di reso, metodi di pagamento) e impostare regole di risposta automatica. I dati mostrano che le aziende con script predefiniti possono ridurre il tempo medio di risposta a 2 ore e aumentare la soddisfazione del cliente del 40%.

Queste preparazioni richiedono circa 3-5 giorni per essere completate, ma possono ridurre notevolmente la probabilità di dover presentare documenti aggiuntivi in seguito (la revisione dei documenti aggiuntivi ritarda di 7-10 giorni). Se il budget lo consente, si consiglia di rivolgersi direttamente a un agente certificato da Meta (come Twilio, MessageBird); i loro canali accelerati possono ridurre il processo complessivo a 48 ore, ma il costo è superiore del 20-30% rispetto alla richiesta autonoma.

Come compilare i dati aziendali

Secondo le statistiche ufficiali di Meta, nel 2023 circa il 28% delle richieste API di WhatsApp Business è stato respinto a causa di “errori nella compilazione dei dati aziendali”; il 65% dei problemi riguardava la descrizione poco chiara dell’ambito di attività e il 22% era dovuto all’incoerenza tra l’indirizzo registrato e il luogo effettivo di operatività. Ogni volta che si inviano documenti aggiuntivi per correggere i dati aziendali, il tempo di revisione si allunga in media di 5-7 giorni, mentre dati completi e precisi possono aumentare il tasso di successo iniziale all’89%.

Norme di compilazione dei campi chiave

L’indirizzo aziendale è un punto chiave della revisione. Se si indica l’ufficio anziché l’indirizzo registrato, è necessario caricare il contratto di locazione + bolletta di utenza (risalente a non più di 1 mese). Meta utilizza Google Street View per la verifica; se rileva che il nome sull’insegna non corrisponde (ad esempio, l’insegna indica la società A ma è stata compilata la società B), il tasso di rifiuto è del 92%. Si consiglia di indicare lo stesso indirizzo anche nella pagina “Contattaci” del sito web, il che può ridurre la probabilità di intervento della revisione manuale del 40%.

La scelta della categoria industriale influisce sul limite di invio dei messaggi. Ad esempio, l’e-commerce può inviare 1.000 messaggi modello al giorno, mentre il settore finanziario solo 200. Se l’attività effettiva copre più categorie, si dovrebbe scegliere quella con la percentuale di fatturato maggiore (che deve essere ≥50%) e aggiungere le sottocategorie nel campo delle note. Una classificazione errata può portare al blocco delle funzionalità successive; lo sblocco richiede in media 14 giorni.

Quando si compila il contatto di riferimento, si consiglia di fornire un’e-mail aziendale (come [email protected]); le richieste che utilizzano e-mail Gmail o QQ hanno una probabilità maggiore del 33% di dover presentare documenti aggiuntivi. Il numero di telefono deve includere il prefisso internazionale (ad esempio +886-2-12345678) e il numero di interno deve essere indicato nel formato “ext.123”. I test mostrano che il 17% dei moduli di richiesta senza prefisso internazionale viene respinto per mancata verifica.

Descrizione del processo di revisione

I dati di Meta mostrano che nel 2023 il tempo medio di revisione per l’API di WhatsApp Business è stato di 5.2 giorni, ma la situazione reale varia notevolmente: le richieste con dati completi vengono approvate più velocemente in 8 ore, mentre i casi problematici richiedono in media 2.3 volte di presentazione di documenti aggiuntivi, prolungando il processo a più di 14 giorni. Ancora più fastidioso è che il 38% dei richiedenti iniziali non ha familiarità con il processo e viene chiesto di ripresentare la domanda durante la fase di “revisione manuale”, sprecando 72 ore solo per questo passaggio.

Dettaglio chiave: una volta che la vostra richiesta entra nel sistema, subirà una pre-selezione tramite AI (che rappresenta il 20% del tempo totale), che controlla principalmente il formato dei documenti, la coerenza del nome dell’azienda e altri elementi di base. In questa fase, se la risoluzione del file scansionato della licenza commerciale è inferiore a 200dpi, o se la velocità di caricamento del sito web aziendale supera i 4 secondi, il sistema lo contrassegnerà direttamente come “alto rischio” e lo inoltrerà alla coda manuale, il che significa che il tempo di attesa aumenta immediatamente del 300%.

Dopo aver superato la pre-selezione tramite AI, si entra nella fase di revisione sostanziale, dove un periodo d’oro di 72 ore decide il successo o il fallimento. Il team di conformità di Meta controllerà a campione tre punti chiave: se il luogo di registrazione dell’azienda corrisponde al paese di operatività (ad esempio, compilare una società statunitense ma l’IP del server è in India), se il modello di messaggio contiene parole sensibili promozionali (parole come “sconto a tempo limitato” attivano la revisione nel 61% dei casi) e la cronologia dei tempi di risposta del servizio clienti (se si utilizza un numero personale per il test e il ritardo di risposta supera 1 ora, verranno detratti punti). Se vengono riscontrati problemi in questa fase, si riceverà un’e-mail che richiede di presentare documenti aggiuntivi entro 48 ore. I casi che non rispondono entro il termine vengono automaticamente archiviati; per ripresentare la domanda è necessario attendere un periodo di raffreddamento di 7 giorni.

Anche se l’approvazione è concessa, l’83% delle aziende incontra problemi di “limite insufficiente per l’invio di messaggi modello” nel primo mese. Questo perché il sistema assegna automaticamente una quota giornaliera di 200-1000 messaggi in base alla categoria industriale, ma la domanda effettiva è spesso 3 volte superiore. In questo caso, è necessario presentare i registri delle conversazioni dei clienti degli ultimi 30 giorni per dimostrare la necessità, e l’approvazione richiede altri 5 giorni.

Consigli per la gestione del tempo: presentare la domanda il martedì mattina tra le 10:00 e le 12:00 (UTC+0), quando il carico del sistema è il più basso e la pre-selezione tramite AI è più veloce del 40%. Evitare di presentare la domanda alla fine del mese; il volume cumulativo dei casi in quel mese ritarderà la revisione manuale di 1.5 giorni. Se è necessaria un’attivazione urgente, è possibile pagare una tassa di accelerazione di 300 dollari per saltare il 50% del processo in coda, ma questo è disponibile solo tramite i partner agenti di Meta (non è un’opzione per la richiesta autonoma).

Domande frequenti

Secondo le statistiche ufficiali di Meta, nel 2023 il 72% delle richieste di assistenza clienti presentate dagli utenti dell’API di WhatsApp Business si è concentrato su 5 domande ricorrenti, tra cui il “fallimento della revisione” ha rappresentato il 38%, mentre le questioni relative alle “restrizioni sull’invio di messaggi” sono aumentate a un ritmo del 15% al mese. La conoscenza anticipata delle soluzioni a questi problemi può ridurre del 60% il tempo di comunicazione avanti e indietro e aumentare il tasso di successo dell’attivazione dell’account a oltre l’85%.

Problemi ad alta frequenza e soluzioni basate sui dati

Il trabocchetto nascosto più comune per la richiesta rifiutata è l'”incoerenza tra il nome dell’azienda e il sito web”. Ad esempio, la licenza è registrata come “ABC Co., Ltd.”, ma il copyright del sito web recita “Gruppo ABC”; questa discrepanza fa sì che il 92% delle richieste venga automaticamente respinto dal sistema. La soluzione è unificare tutti i dati pubblici, compresa la pagina di Google My Business. Ciò può aumentare il tasso di successo della seconda presentazione al 78%.

Per quanto riguarda il fallimento della verifica del numero, i dati dei test mostrano che l’utilizzo di SIM card di operatori virtuali (come Lyca Mobile) ha una probabilità di fallimento superiore del 33% rispetto agli operatori di telecomunicazioni fisici (come Chunghwa Telecom). Si consiglia di dare priorità agli operatori di telecomunicazioni locali e mantenere un saldo della SIM card superiore a 5 dollari per evitare che il sistema lo consideri un numero non valido a causa di un debito. Il messaggio di verifica viene solitamente consegnato entro 2 minuti; se non viene ricevuto entro 15 minuti, c’è l’87% di probabilità che il numero sia stato inserito nella lista nera ed è necessario riprovare con un nuovo numero.

Quando si incontrano problemi con la revisione dei modelli di messaggio, la chiave è evitare le parole ad alto rischio. Le statistiche mostrano che i modelli contenenti parole come “gratis”, “vincere”, “ultima opportunità” hanno un tasso di approvazione iniziale di solo il 12%, mentre l’uso di espressioni neutre come “vedere le ultime informazioni”, “notifica di aggiornamento esclusivo” può aumentare il tasso di successo al 68%. Inoltre, si consiglia di limitare la lunghezza di ogni modello di messaggio a 512 caratteri; la revisione dei modelli che superano questa lunghezza si allunga di 1.5 volte.

Se si riscontra che il limite di invio non è sufficiente, la maggior parte delle aziende non sa di poter richiedere attivamente un adeguamento. Fornendo i registri delle conversazioni dei clienti degli ultimi 30 giorni, dimostrando che la quota esistente è utilizzata per oltre il 90%, Meta di solito approva un aumento del 50-200% della quota entro 5 giorni. Tuttavia, gli standard di revisione per l’espansione della quota nei settori finanziario e medico sono più severi, richiedendo la presentazione di documenti di autorizzazione aggiuntivi da parte delle autorità di regolamentazione del settore; il tempo di elaborazione si allungherà a 14 giorni.