การสำรองข้อมูลในเครื่องไปยังโทรศัพท์: ฟรีแต่จะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์เท่านั้น การสำรองข้อมูลไปยัง Google Drive: พื้นที่ว่าง 15GB ฟรี สามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติได้ การสำรองข้อมูล iCloud (สำหรับ iOS เท่านั้น): ซิงค์ได้อย่างราบรื่นกับระบบนิเวศของ Apple แต่ต้องระวังข้อจำกัดพื้นที่ว่าง 5GB ฟรี ขอแนะนำให้ส่งออกไฟล์ข้อความสำหรับการสนทนาที่สำคัญเพื่อการรับประกันสองชั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่การสำรองข้อมูลเดียวจะล้มเหลว

การสำรองข้อมูลไปยัง Google Cloud

ตามสถิติ ผู้ใช้สมาร์ทโฟนมากกว่า70%เคยประสบปัญหาข้อมูลสูญหายเนื่องจากการสูญหาย ความเสียหาย หรือการเปลี่ยนอุปกรณ์ ในบรรดาข้อมูลเหล่านี้ การสูญหายของบันทึกการสื่อสารทันทีเป็นสิ่งที่น่ากังวลเป็นพิเศษ เนื่องจากมีทั้งความทรงจำที่มีค่าและข้อมูลสำคัญ WhatsApp ในฐานะแพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีผู้ใช้งานรายเดือนมากกว่า2 พันล้านคนทั่วโลก ฟังก์ชันการสำรองข้อมูล Google Cloud ในตัว มีโซลูชันที่ฟรี เป็นอัตโนมัติและไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง บริการนี้อนุญาตให้ผู้ใช้จัดเก็บบันทึกการสนทนาที่สมบูรณ์ (รวมถึงข้อความ รูปภาพ และวิดีโอ) โดยเข้ารหัสไว้ในพื้นที่ว่าง15GBของบัญชี Google ส่วนตัว กระบวนการสำรองข้อมูลมักจะเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อม Wi-Fi โดยใช้เวลาประมาณ2 ถึง 10 นาทีในแต่ละครั้ง (ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูล) และสามารถตั้งค่าให้ทำงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือด้วยตนเองทั้งหมด ทำให้มั่นใจได้ว่าความน่าเชื่อถือในการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มีความปลอดภัยสูงถึง99.9%

ในการเปิดใช้งานการสำรองข้อมูล Google Cloud ของ WhatsApp ก่อนอื่นต้องแน่ใจว่าอุปกรณ์ Android ของคุณได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่ถูกต้อง และมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เพียงพอ (แนะนำให้สำรองไว้อย่างน้อย1.5 เท่าของขนาดบันทึกการแชท) หลังจากเปิด WhatsApp ให้คลิก “ตั้งค่า” → “แชท” → “สำรองข้อมูลแชท” ตามลำดับ คุณจะเห็นอินเทอร์เฟซแสดงการประทับเวลาการสำรองข้อมูลล่าสุดและขนาดไฟล์สำรอง (เช่น: 26 ตุลาคม 2023, 1.2GB) คลิก “สำรองข้อมูลทันที” เพื่อเรียกใช้การสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบหนึ่งครั้ง หากเลือก “สำรองข้อมูลไปยัง Google Cloud” และตั้งค่าความถี่อัตโนมัติ (เช่น ทุกวันอาทิตย์ เวลา 3.00 น.) ระบบจะดำเนินการโดยอัตโนมัติเมื่ออยู่ในสถานะไม่ได้ใช้งาน สิ่งที่ต้องทราบคือ เนื้อหาที่สำรองข้อมูลไม่รวม “สถานะ” ที่หมดอายุ หรือ “ข้อความชั่วคราว” ที่ยังไม่ได้บันทึก และไฟล์วิดีโอที่เกิน16MBจะถูกแยกออกโดยอัตโนมัติ (สามารถจำกัดเป็นสำรองข้อมูลเฉพาะ Wi-Fi ผ่านการตั้งค่าเพื่อประหยัดปริมาณการใช้ข้อมูล)

ในระหว่างกระบวนการสำรองข้อมูล WhatsApp จะใช้คีย์การเข้ารหัสแบบ end-to-end (ที่ Google ไม่สามารถเข้าถึงได้) เพื่อปกป้องข้อมูล อัตราการส่งข้อมูลอยู่ที่ประมาณ5-12MB/วินาที (ขึ้นอยู่กับคุณภาพเครือข่าย) และจะแสดงการแจ้งเตือน “สำรองข้อมูลสำเร็จ” เมื่อเสร็จสิ้น หากการสำรองข้อมูลล้มเหลว สาเหตุทั่วไป ได้แก่ พื้นที่บัญชี Google ไม่เพียงพอ (ต้องสำรองอย่างน้อย 500MB เพื่อบัฟเฟอร์) ไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานาน (เกิน 60 วัน ต้องยืนยันบัญชีใหม่) หรือแบตเตอรี่อุปกรณ์ต่ำกว่า15% (ระบบจะยกเลิกโดยอัตโนมัติ) ในกรณีนี้ สามารถลบข้อมูลสำรองเก่าผ่าน “จัดการพื้นที่เก็บข้อมูล” (เก็บสำเนาได้สูงสุด 3 ชุดล่าสุด) หรืออัปเกรดแผน Google One (ค่าบริการรายเดือน 100GB ประมาณ 65 ดอลลาร์ไต้หวัน) เพื่อขยายความจุ

เมื่อกู้คืนข้อมูล เพียงติดตั้ง WhatsApp บนอุปกรณ์ใหม่และเข้าสู่ระบบด้วยหมายเลขโทรศัพท์มือถือและบัญชี Google เดียวกัน ระบบจะตรวจจับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ (แสดงเช่น “พบข้อมูลสำรองจาก 26 ตุลาคม 2023 ขนาด 1.2GB“) หลังจากคลิก “กู้คืน” รอประมาณ5-20 นาที (ขึ้นอยู่กับความเร็วเครือข่ายและปริมาณไฟล์) บันทึกการสนทนาทั้งหมดจะถูกกู้คืนอย่างสมบูรณ์ สิ่งที่ควรทราบคือ หากยังมีข้อความใหม่หลังจากสำรองข้อมูล ข้อมูลที่ไม่ได้สำรองเหล่านี้จะสูญหายในระหว่างการกู้คืน ดังนั้นขอแนะนำให้ดำเนินการสำรองข้อมูลครั้งสุดท้ายด้วยตนเองก่อนเปลี่ยนอุปกรณ์ นอกจากนี้ การสำรองข้อมูล Google Cloud รองรับเฉพาะอุปกรณ์ Android (ผู้ใช้ iOS ต้องใช้ iCloud) และการถ่ายโอนข้ามแพลตฟอร์ม (เช่น Android → iPhone) ต้องใช้เครื่องมือที่ต้องชำระเงินอย่างเป็นทางการ (เช่น “Move to iOS” ค่าใช้จ่ายประมาณ300-500 ดอลลาร์ไต้หวัน)

เพื่อให้แน่ใจว่าการสำรองข้อมูลยังคงมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำให้ตรวจสอบสถานะการสำรองข้อมูลทุก3 เดือน และล้างพื้นที่ Google Cloud เป็นประจำ (ลบไฟล์แนบ Gmail หรือสำเนาอัลบั้มที่ไม่จำเป็น) หากไม่ได้ใช้การสำรองข้อมูลเป็นเวลานาน (เกิน180 วัน) Google อาจลบไฟล์เก่าโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการสนทนาที่สำคัญสามารถใช้ฟังก์ชัน “ส่งออกประวัติแชท” เพื่อจัดเก็บเป็นไฟล์ในเครื่องเพิ่มเติม (รองรับรูปแบบข้อความ (.txt) หรือรวมสื่อ (.zip) สูงสุด100,000 ข้อความ) เพื่อการรับประกันสองชั้น

การส่งต่อเนื้อหาแชทที่สำคัญ

จากการสำรวจผู้ใช้ WhatsApp 1000 คน มากกว่า85% ต้องส่งต่อข้อความสำคัญ3-5 ข้อความขึ้นไปต่อสัปดาห์ไปยังผู้ติดต่อหรือกลุ่มอื่น ๆ เนื้อหารวมถึงการจัดการงาน ข้อมูลที่อยู่ หรือการตัดสินใจที่สำคัญ เมื่อเทียบกับการสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบ ฟังก์ชันการส่งต่อสามารถดึงข้อความเดียวหรือหลายข้อความได้อย่างแม่นยำ (สามารถเลือกพร้อมกันได้สูงสุด100 ข้อความ) และแชร์ได้ภายใน2-3 วินาที โดยไม่มีข้อจำกัดของแพลตฟอร์ม (รองรับข้าม Android/iOS) วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บส่วนของการสนทนาที่สำคัญ (เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ เวลาประชุม) หลีกเลี่ยงการค้นหาซ้ำ ๆ ในบันทึกประวัติจำนวนมาก และเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลข้อมูลประมาณ40%

ในการส่งต่อเนื้อหาแชท ก่อนอื่นให้กดค้างที่ข้อความเป้าหมาย (รองรับข้อความ รูปภาพ หรือไฟล์) คลิกไอคอน “ส่งต่อ” (สัญลักษณ์ลูกศร) ที่มุมขวาบน จากนั้นสามารถเลือกผู้รับคนเดียวหรือหลายคน (สูงสุด5 คนหรือกลุ่ม) สิ่งที่ควรทราบคือ ข้อความที่ส่งต่อจะถูกติดป้ายกำกับว่า “ส่งต่อจาก XXX” และเวลาส่งเดิมจะยังคงแสดง หากจำเป็นต้องส่งต่อข้อความต่อเนื่องหลายข้อความ สามารถกดค้างที่ข้อความแรกแล้วลากเพื่อเลือกช่วง (สูงสุด100 ข้อความ ปริมาณข้อความประมาณ5000 ตัวอักษร) ระบบจะรวมข้อความเหล่านั้นเป็นข้อความตัวอย่างเดียวเพื่อส่ง สำหรับรูปภาพหรือวิดีโอ การส่งต่อจะบีบอัดคุณภาพต้นฉบับ (ความละเอียดของรูปภาพลดลงเหลือ1600×1200 พิกเซล อัตราเฟรมของวิดีโอลดลงเหลือ24fps) หากต้องการรักษาไฟล์ต้นฉบับ ขอแนะนำให้บันทึกไปยังอัลบั้มในเครื่องก่อนแล้วค่อยส่งแยกต่างหาก

ด้านล่างนี้คือตารางเปรียบเทียบประสิทธิภาพของฟังก์ชันการส่งต่อกับวิธีการจัดเก็บอื่น ๆ:

สิ่งที่ต้องทราบคือ ฟังก์ชันการส่งต่อไม่สามารถทะลุการป้องกันการเข้ารหัสของการสนทนาต้นฉบับได้ หากอีกฝ่ายไม่ได้เปิดการตั้งค่า “บันทึกไปยังม้วนฟิล์ม” รูปภาพที่ส่งต่อจะหมดอายุโดยอัตโนมัติหลังจาก14 วัน (แสดงเป็น “สื่อหมดอายุ”) นอกจากนี้ การส่งต่อข้อความจำนวนมากบ่อยครั้ง (เช่น เกิน50 ข้อความต่อชั่วโมง) อาจทำให้เกิดการจำกัดการส่งชั่วคราวของ WhatsApp (มักจะคงอยู่1-2 ชั่วโมง) ขอแนะนำให้ดำเนินการเป็นชุด สำหรับข้อมูลสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้ในระยะยาว (เช่น ข้อกำหนดสัญญา) สามารถใช้ร่วมกับฟังก์ชัน “ส่งออกประวัติแชท” เพื่อสร้างไฟล์ PDF (สูงสุด100 หน้า) และส่งทางอีเมล (จำกัดขนาดไฟล์แนบ25MB)

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งต่อ ขอแนะนำให้ใช้ฟังก์ชัน “ค้นหาคำสำคัญ” เมื่อเลือกข้อความ (ป้อนคำเฉพาะ3-5 คำ) ระบบสามารถระบุตำแหน่งการสนทนาที่เกี่ยวข้องได้ภายใน0.5 วินาที ลดเวลาการค้นหาด้วยตนเอง หากจำเป็นต้องส่งต่อข้อมูลประเภทเฉพาะเป็นประจำ (เช่น ข้อมูลการขายรายวัน) สามารถใช้ร่วมกับ “เครื่องมืออัตโนมัติ” (เช่น ทางลัด iOS หรือ Android Tasker) ตั้งค่าให้ดึงข้อความคำสำคัญโดยอัตโนมัติทุก24 ชั่วโมงและส่งไปยังกลุ่มที่กำหนด (ต้องระวังไม่ให้ละเมิดข้อกำหนดการใช้งานของแพลตฟอร์ม) สุดท้ายนี้ ความรับผิดชอบทางกฎหมายของเนื้อหาที่ส่งต่อเป็นของผู้ส่งต้นฉบับ ดังนั้นควรรอการอนุมัติจากอีกฝ่ายก่อนแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทที่เกิดขึ้น

การส่งออกประวัติการสนทนาทั้งหมด

ข้อมูลแสดงให้เห็นว่าผู้ใช้มากกว่า30% ต้องส่งออกประวัติการสนทนาทั้งหมดกับผู้ติดต่อคนใดคนหนึ่งในคราวเดียวด้วยเหตุผลต่าง ๆ โดย65% ใช้สำหรับการเก็บถาวรงาน (เช่น ข้อตกลงลูกค้า การสนทนาโครงการ) 25% ใช้สำหรับการระลึกถึงส่วนตัว และอีก10% เกี่ยวข้องกับความต้องการทางกฎหมายหรือการเงิน ฟังก์ชัน “ส่งออกประวัติแชท” ในตัวของ WhatsApp อนุญาตให้ผู้ใช้รวมเนื้อหาทั้งหมดของการสนทนาเดียว (รวมถึงข้อความ รูปภาพ วิดีโอ และเอกสาร) เป็นไฟล์ที่สามารถจัดเก็บแบบออฟไลน์ได้ รองรับรูปแบบข้อความล้วน (.txt) หรือรวมสื่อ (.zip) ทั้งสองรูปแบบ สามารถประมวลผลได้สูงสุด100,000 ข้อความ (เทียบเท่ากับปริมาณการแชทรายวันประมาณ5 ปี) กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาประมาณ3-15 นาที (ขึ้นอยู่กับขนาดของการสนทนาและประสิทธิภาพของอุปกรณ์)

ในการส่งออกการสนทนา ก่อนอื่นให้เปิดห้องแชทเป้าหมาย คลิกชื่อผู้ติดต่อด้านบน เลือก “ส่งออกประวัติแชท” ระบบจะแจ้งให้เลือกว่าจะรวมไฟล์สื่อหรือไม่ทันที หากเลือก “ไม่รวมสื่อ” จะสร้างไฟล์ข้อความล้วน (.txt) ขนาดไฟล์ประมาณ150KB ต่อ 1000 ข้อความ หากเลือก “รวมสื่อ” จะถูกบีบอัดเป็นไฟล์ ZIP โดยความละเอียดของรูปภาพจะถูกรักษาไว้ที่80% ของขนาดต้นฉบับ (สูงสุด2048×1536 พิกเซล) และวิดีโอจะถูกบีบอัดเป็นความละเอียด 720p เพื่อควบคุมขนาด สิ่งที่ควรทราบคือ ฟังก์ชันการส่งออกไม่สามารถรวมข้อความที่ถูกลบหรือสถานะที่หมดอายุได้ และปริมาณสื่อทั้งหมดในการส่งออกครั้งเดียวมีขีดจำกัดที่ซ่อนอยู่ (ประมาณ1.2GB หากเกินจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติ)

ด้านล่างนี้คือตารางเปรียบเทียบพารามิเตอร์โดยละเอียดของรูปแบบการส่งออกทั้งสอง:

เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะเสนอตัวเลือกการส่งผ่านเมนูแชร์ของอุปกรณ์ ช่องทางทั่วไป ได้แก่ อีเมล (จำกัดไฟล์แนบ25MB) Google Drive (แนะนำให้ใช้เบราว์เซอร์ Chrome เพื่อรองรับการอัปโหลดที่เกิน2GB) หรือบันทึกโดยตรงไปยังเครื่อง (ต้องสำรองพื้นที่1.5 เท่าของขนาดไฟล์ที่คาดไว้) หากการส่งออกล้มเหลว มักเกิดจากพื้นที่เก็บข้อมูลไม่เพียงพอ (ต้องสำรองบัฟเฟอร์อย่างน้อย500MB) เครือข่ายไม่เสถียร (การอัปโหลดไฟล์1GBต้องใช้แบนด์วิธที่เสถียรอย่างน้อย5Mbps) หรือการสนทนามีขนาดใหญ่เกินไป (เกิน100,000 ข้อความ) ในกรณีนี้ สามารถลองส่งออกเป็นส่วน ๆ ได้: ตั้งค่าช่วงวันที่ก่อน (เช่น ส่งออกบันทึกตั้งแต่ปี 2020 ถึง 2022) แล้วดำเนินการทีละครั้ง

สำหรับการสนทนาที่สำคัญที่ต้องการการเก็บถาวรในระยะยาว (เช่น บันทึกการเจรจาสัญญา) ขอแนะนำให้เลือกรูปแบบ “รวมสื่อ” และอัปโหลดไปยังบริการคลาวด์อิสระอย่างน้อย 2 แห่ง (เช่น Google Drive + Dropbox) และตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์อีกครั้งทุก6 เดือน สิ่งที่ควรทราบคือ ไฟล์ ZIP ที่ส่งออกไม่ได้เข้ารหัส หากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ควรใช้7-Zip หรือ WinRAR เพื่อเพิ่มรหัสผ่าน (แนะนำให้ใช้ตัวอักขระผสม12 ตัวขึ้นไป) นอกจากนี้ ผู้ใช้ iOS ควรระวัง: หากถ่ายโอนไฟล์ที่เกิน500MBไปยัง Mac ผ่าน AirDrop ความเร็วอาจลดลงเหลือต่ำกว่า 5MB/วินาที เนื่องจากข้อจำกัดแบนด์วิธของ Bluetooth (2.4GHz) ขอแนะนำให้เปลี่ยนไปใช้การถ่ายโอนแบบมีสาย (Lightning เป็น USB-C) สุดท้ายนี้ การเข้ารหัสของไฟล์ข้อความที่ส่งออกคือ UTF-8 หากเปิดด้วยซอฟต์แวร์เอกสารเก่า (เช่น Office 2010 หรือต่ำกว่า) อาจเกิดอักขระที่ไม่ถูกต้อง สามารถใช้ Notepad++ หรือ Visual Studio Code เพื่อให้แสดงผลได้อย่างถูกต้อง