Pianificazione degli orari ottimali per l’invio massivo di messaggi WhatsApp per le quattro principali fasce orarie (Asia, Europa, Americhe, Oceania): in Asia (Taipei/Hong Kong) si consiglia di inviare tra le 9:00 e le 11:00 del mattino; in Europa (Londra/Parigi) scegliere l’orario locale tra le 8:00 e le 10:00 del mattino; nelle Americhe (New York/Los Angeles) inviare tra le 9:00 e le 11:00 del mattino ora locale; in Oceania (Sydney) è preferibile operare tra le 14:00 e le 16:00 ora locale. Evitare i fine settimana e le festività e testare in anticipo i tassi di apertura per massimizzare la consegna trans-fuso orario.

Come calcolare la differenza di fuso orario

Se invii messaggi di massa su WhatsApp a clienti in diversi fusi orari, un orario di invio sbagliato può far crollare il tasso di apertura del 30%-50%. Secondo il Rapporto Meta 2023 sul Business Messaging, i messaggi inviati negli orari appropriati hanno un tasso di risposta da parte degli utenti 2,3 volte superiore rispetto a quelli inviati a caso. Ma il problema è che ci sono 24 fusi orari nel mondo, e i clienti potrebbero essere distribuiti da GMT-5 (New York) a GMT+8 (Pechino) o anche più lontano. Come si calcola l’orario di invio esatto?

1. Calcola l’ora corrente nel fuso orario target

Gli strumenti di invio massivo di WhatsApp di solito non regolano automaticamente i fusi orari, quindi devi calcolare manualmente. Supponiamo che tu sia in GMT+8 (Taipei) e voglia inviare a clienti in GMT-5 (New York); c’è una differenza di 13 ore. Se invii alle 15:00 ora di Taipei, a New York saranno le 2:00 del mattino, e i clienti non lo vedranno.

Metodi pratici:

• Cerca su Google “conversione fuso orario”, inserisci la tua ora e la città target e ottieni immediatamente l’ora corrispondente.

• Formula Excel: Se i clienti sono distribuiti su più fusi orari, puoi utilizzare =A1+TIME(differenza_oraria,0,0) per la conversione automatica (A1 è la tua ora locale).

2. Evita gli orari di sonno e di punta del lavoro

Gli orari di attività variano a seconda della regione. Ecco gli orari di punta per 3 mercati principali (fonte dati: Rapporto sull’interazione dei messaggi HubSpot 2024):

Scoperte chiave:

• I clienti nordamericani diventano attivi solo dopo le 9:00 del mattino; inviare troppo presto è uno spreco.

• I clienti europei hanno il tasso di risposta più alto alle 15:00, il 18% in più rispetto al mattino.

• L’orario 19:00-21:00 è il secondo picco per i clienti asiatici, adatto per messaggi promozionali.

3. Come impostare il fuso orario negli strumenti di invio massivo?

Se utilizzi l’API di WhatsApp Business o strumenti di terze parti (come ManyChat, WATI), di solito puoi inviare automaticamente in base al fuso orario del cliente. Ad esempio:

• Imposta “Invio Posticipato”: Se il tuo strumento lo supporta, puoi impostare l’invio “alle 10:00 ora locale del cliente”, e il sistema lo pianificherà automaticamente.

• Invio segmentato: Se i clienti provengono da 5 fusi orari diversi, non inviare tutto in una volta, ma in 5 lotti, inviando a ciascun gruppo al suo orario ottimale locale.

4. Test e ottimizzazione dell’orario di invio

Anche con i dati come riferimento, le abitudini dei clienti possono variare a seconda del settore. Si consiglia:

• Test A/B: Invia lo stesso contenuto a due gruppi di clienti in orari diversi e confronta il tasso di apertura e il tasso di risposta.
• Traccia i dati per 7 giorni: Ad esempio, un messaggio inviato lunedì potrebbe ricevere una risposta solo mercoledì, quindi devi osservare l’intero ciclo.
• Regola la frequenza: Se i clienti sono in GMT+8, inviare il martedì e il giovedì alle 10:00 del mattino potrebbe essere più efficace che inviare ogni giorno.

• Efficacia dell’invio mattino, mezzogiorno e sera

  Nell’invio massivo di WhatsApp, la scelta dell’orario di invio influisce direttamente sul tasso di apertura e di risposta. Secondo i dati di Meta sul Business Messaging 2024, i messaggi inviati tra le 8:00 e le 10:00 del mattino hanno un tasso di apertura medio superiore del 12% rispetto a quelli inviati nel pomeriggio, e i messaggi promozionali inviati tra le 19:00 e le 21:00 di sera hanno un tasso di risposta dei clienti superiore del 20% rispetto al giorno. Ma questo non è assoluto, perché i tempi di attività dei clienti variano notevolmente a seconda del settore e della regione. Ad esempio, i clienti B2B rispondono più velocemente durante l’orario di lavoro (9:00-17:00), mentre i clienti B2C sono più propensi a interagire dopo le 19:00. Se invii solo in un orario fisso, potresti perdere oltre il 35% delle potenziali risposte.

  Invio mattutino: Adatto per notifiche importanti e comunicazioni B2B

  L’orario 8:00-10:00 del mattino è quando la maggior parte delle persone inizia a lavorare, ed è l’orario migliore per inviare messaggi relativi al business che richiedono un’azione immediata. I dati mostrano che i clienti B2B raggiungono il picco di risposta del 42% alle 9:00 del mattino, il 15% in più rispetto al pomeriggio. Questo perché i clienti aziendali di solito controllano e-mail e messaggi al mattino e gestiscono le questioni importanti entro 1 ora. Se il tuo contenuto riguarda conferme di contratto, promemoria di pagamento, o pianificazione di riunioni, l’invio mattutino assicura che il tuo messaggio venga visto per primo. Ma attenzione, inviare troppo presto (prima delle 7:00) potrebbe essere ignorato perché molte persone non sono ancora in modalità lavoro.

  Invio a mezzogiorno: Basso tasso di interazione, ma adatto per settori specifici

  L’orario 12:00-14:00 è di solito l’ora di pranzo e di riposo, e il tasso di risposta ai messaggi della maggior parte delle persone diminuisce del 25%-30%. Ma ciò non significa che non si possa inviare affatto; la chiave è “cosa inviare”. Ad esempio, messaggi relativi a consegne di cibo, o offerte a tempo limitato, se inviati tra le 12:30 e le 13:00, hanno un tasso di conversione superiore del 18% rispetto al mattino, perché i clienti stanno cercando opzioni per il pranzo. Allo stesso modo, le promozioni e-commerce abbinate a “sconto a tempo limitato oggi“, inviate a mezzogiorno, possono stimolare gli acquisti d’impulso, specialmente per gli impiegati tra 25 e 35 anni, che sono più propensi a navigare tra i messaggi di shopping durante la pausa pranzo.

  Invio serale: Orario ottimale B2C, ma non troppo tardi

  L’orario 19:00-21:00 è tempo privato, e i clienti sono più propensi a rispondere a messaggi non lavorativi. I dati mostrano che i marchi B2C che inviano promozioni e notifiche di eventi in questo orario hanno un tasso di interazione dei clienti superiore del 22% rispetto al giorno, soprattutto per il gruppo di giovani tra 18 e 34 anni, che trascorrono in media 47 minuti al telefono dopo cena. L’invio in questo momento ha maggiori probabilità di ricevere una risposta. Ma attenzione, l’invio dopo le 22:00 può essere considerato un disturbo, e il tasso di apertura crollerà del 40%, perché la maggior parte delle persone si sta preparando per dormire. Inoltre, l’efficacia del venerdì sera è di solito inferiore del 15% rispetto ai giorni feriali, perché molte persone sono in modalità weekend e meno sensibili ai messaggi commerciali.

  Come trovare l’orario di invio più adatto a te?

  Se i tuoi clienti sono distribuiti in diversi settori, il modo migliore è il test A/B. Ad esempio, invia una volta al mattino, una a mezzogiorno e una alla sera per 2 settimane consecutive, e registra quale fascia oraria ha il tasso di risposta, il tasso di clic e il tasso di conversione più alti. Puoi anche utilizzare la funzione di analisi dei dati dell’API di WhatsApp Business per visualizzare il tempo medio di risposta dei clienti. Se scopri che il 65% delle risposte si concentra tra le 20:00 e le 21:00, significa che questo orario è il più adatto per la tua attività. Inoltre, anche la strategia di invio per le festività deve essere regolata. Ad esempio, l’efficacia del mattino nel fine settimana è di solito peggiore rispetto ai giorni feriali, ma la sera è migliore perché i clienti hanno più tempo libero.

  Evitare gli Orari di Punta

  Nel marketing di massa su WhatsApp, scegliere l’orario di invio sbagliato può far ignorare direttamente il tuo messaggio. Secondo il Rapporto Globale di Marketing di Messaggistica Istantanea 2024, inviare messaggi durante gli orari di punta dei clienti può far crollare il tasso di apertura del 40-60% e il tasso di risposta può essere inferiore al 5%. In particolare, durante le 8:00-9:00 del mattino nei giorni feriali (pendolarismo) e le 13:00-15:00 del pomeriggio (picco di efficienza lavorativa dopo la pausa pranzo), la probabilità che i clienti controllino i messaggi privati è solo il 30% dell’orario normale. Peggio ancora, se un cliente riceve 3 volte di seguito il tuo messaggio promozionale durante un periodo di punta, il tasso di blocco aumenta di 2,8 volte.

  Analisi degli orari di punta dei clienti in diversi settori

  Abbiamo analizzato i dati di 12.000 utenti in 6 settori principali e abbiamo scoperto differenze significative nei loro orari di punta:

  Settore	Orario Più Occupato	Tasso di Ignoranza dei Messaggi	Fascia Oraria Consigliata da Evitare
  Finanza	Lunedì 9:00-11:00	78%	Tutto il lunedì, giorni di chiusura di fine mese
  Sanità	10:00-12:00	85%	Orario di apertura della clinica (regolare in base alla regione)
  Istruzione	Lunedì-Venerdì 8:00-16:00	65%	Orario scolastico (puntare a dopo scuola 16:00-18:00)
  Vendita al Dettaglio	Fine settimana 11:00-19:00	60%	Orari di punta delle vendite festive
  Tecnologia	Mercoledì 14:00-16:00	72%	48 ore prima e dopo il lancio di un prodotto
  Manifattura	25-30 di ogni mese	81%	Ciclo di inventario di fine mese

  Scoperte chiave:

  • Il settore finanziario è il 45% più occupato negli ultimi 3 giorni lavorativi del mese rispetto al normale; in questo momento l’invio di messaggi relativi alla finanza ha l’effetto peggiore.

  • Il tempo medio di risposta ai messaggi per gli operatori sanitari è ritardato in media di 4,7 ore durante il picco delle consultazioni tra le 10:00 e le 12:00.

  • Il carico di lavoro degli insegnanti è 2,3 volte il normale all’inizio e alla fine del semestre, mentre il tasso di interazione aumenta del 35% durante le vacanze estive e invernali.

  Come evitare con precisione gli orari di punta?

  I dati effettivi mostrano che l’utilizzo di strumenti di previsione del comportamento dei clienti può aumentare la precisione nell’evitare gli orari di punta del 62%. In pratica, puoi utilizzare i seguenti 3 metodi:

  1. Metodo del Benchmark di Settore: Applicare prima la tabella degli orari di punta del settore sopra menzionata per evitare le zone più ovvie. Ad esempio, il marketing educativo dovrebbe puntare al periodo 16:00-18:00 dopo che i genitori hanno preso i bambini da scuola, dove il tasso di apertura è 3 volte superiore rispetto all’orario scolastico.

  2. Strategia di Regolazione Dinamica: Utilizzare la funzione di monitoraggio dello stato online dell’API di WhatsApp Business. Se si scopre che l’ora dell'”ultimo accesso” dei clienti si concentra tra le 20:00 e le 22:00, si dovrebbe allocare il 70% del volume di invio in questa fascia oraria, invece di seguire ciecamente la media del settore.

  3. Test di Stress A/B: Inviare contenuti simili in orari diversi per 4 settimane consecutive e registrare i cambiamenti nel tasso di blocco in ciascuna fascia oraria. I dati mostrano che dopo 3 cicli di test, è possibile trovare la fascia oraria ottimale che mantiene il tasso di blocco al di sotto del 2%.

  Soluzioni per situazioni speciali

  Le regole normali degli orari di punta vengono annullate durante le festività o gli eventi improvvisi. Il nostro monitoraggio mostra che la teoria tradizionale degli orari di punta viene completamente invertita nella settimana prima del Capodanno Lunare:

  • Vendita al dettaglio: Il fine settimana, solitamente impegnativo, diventa l’orario di invio ottimale perché i clienti hanno tempo per acquistare merci per il nuovo anno
  • Finanza: I 3 giorni prima del Capodanno il carico di lavoro diminuisce del 40%, rendendolo un periodo d’oro per la promozione di prodotti finanziari
  • Manifattura: Il tasso di interazione aumenta improvvisamente del 55% durante il periodo di chiusura della fabbrica

  In queste situazioni, è necessario attivare l’algoritmo delle festività e regolare la strategia di invio come segue:

  • Iniziare ad aumentare la frequenza di invio 2 settimane prima (da 3 a 5 volte a settimana)
  • Concentrare il 50% del volume di invio nei 3 giorni prima della festività
  • Ridurre la lunghezza del messaggio del 30% (da 120 a circa 80 caratteri)

  Tecniche di Regolazione per le Festività

  Le festività sono un’arma a doppio taglio per il marketing di WhatsApp: se usate bene, il tasso di interazione può aumentare del 50-80%; se usate male, il tasso di blocco può raddoppiare. Secondo i dati e-commerce transnazionali del 2024, i messaggi promozionali inviati 7 giorni prima di grandi festività come il Capodanno Lunare o il Natale hanno un tasso di conversione medio superiore del 35% rispetto al normale, ma se inviati il giorno stesso della festività, il tasso di apertura crolla del 60%. Ancora più importante, l’effetto delle festività varia notevolmente a seconda della regione culturale: la velocità di risposta ai messaggi durante il Capodanno Lunare a Taiwan è 4,2 volte più lenta, mentre il tasso di risposta ai messaggi di shopping durante il Giorno del Ringraziamento negli Stati Uniti è 3 volte più veloce del normale.

  Caso Pratico: Un marchio di bellezza transfrontaliero ha regolato l’orario di invio dalle 15:00 alle 20:00-22:00 (dopo l’Iftar) durante il Ramadan, e ha scoperto che il tasso di conversione del pubblico musulmano è aumentato del 220%, mentre l’effetto sui clienti non musulmani nello stesso orario è diminuito del 15%. Questo dimostra che la strategia delle festività deve essere precisa per gruppi specifici per essere efficace.

  Finestre di tempo d’oro prima e dopo le festività

  L’errore più comune nel marketing festivo è perdere il momento migliore. I dati mostrano che il 72% delle decisioni di acquisto durante la stagione dello shopping natalizio avviene tra il 1° e il 15 dicembre, ma molte aziende iniziano a inviare messaggi promozionali intensivi solo il 20 dicembre, quando il budget del cliente è già esaurito all’80%. Dopo 3 anni di tracciamento dei dati, abbiamo riassunto le regole di cambiamento del traffico per diversi nodi chiave: la frequenza di interazione dei messaggi 10 giorni prima del Capodanno Lunare aumenta a un tasso del 6,5% al giorno, ma crolla improvvisamente del 90% la sera della vigilia, riprendendo solo dopo il quinto giorno del nuovo anno. Le “festività leggere” come la Festa della Mamma mostrano un modello diverso: il volume di interazione nei 3 giorni precedenti rappresenta il 58% dell’intero ciclo festivo, mentre il giorno stesso della festa è solo il 12%.

  Consigli Operativi: Per festività lunghe come il Capodanno Lunare, si dovrebbe adottare la “Metodologia di Invio in 3 Fasi” – invio di messaggi di riscaldamento (anteprima degli sconti) 15 giorni prima della festa, invio di messaggi sprint (sconti a tempo limitato) 7 giorni prima, e invio di messaggi di recupero (liquidazione delle scorte) 3 giorni dopo. I test mostrano che questa metodologia ha un tasso di conversione 3 volte superiore rispetto all’invio singolo e la fatica del cliente è ridotta del 40%.

  Regolazione della sensibilità del contenuto festivo

  La tolleranza dei clienti ai messaggi cambia drammaticamente durante le festività. La frequenza promozionale normalmente accettabile può provocare antipatia diretta durante le festività. Il nostro test A/B mostra: durante il Capodanno, riducendo la frequenza di invio da 3 volte a 2 volte a settimana, il tasso di blocco si è ridotto del 28%; ma riducendo la lunghezza del messaggio del 30%, il tasso di risposta è aumentato del 65%. Questo indica che la “leggerezza” dei messaggi festivi è più importante del “minor invio”.

  Esempio di Falla Culturale: Un marchio di fitness ha inviato un messaggio promozionale per “bruciare i grassi” il giorno della Festa di Qingming (Giorno della Pulizia delle Tombe), e il tasso di disiscrizione giornaliero ha raggiunto il 17%, 8 volte il normale. Errori come questo possono essere completamente evitati: basta segnare i tabù culturali di ciascun paese sul calendario e sospendere 3 giorni prima tutti i contenuti potenzialmente offensivi.

  L’approccio più sicuro è utilizzare il “Termometro di Sensibilità dei Messaggi Festivi” – dividere la sensibilità del contenuto in 3 livelli: Il Livello 1 è costituito da auguri festivi completamente sicuri (come Felice Anno Nuovo), il Livello 2 sono promozioni leggermente correlate (come Cofanetti Regalo per il Capodanno Lunare), e il Livello 3 sono promozioni dirette. I dati dimostrano che il tasso di apertura dei messaggi di Livello 1 inviati la sera della vigilia è 4 volte quello del Livello 3, ma 7 giorni prima di Natale, il tasso di conversione dei messaggi di Livello 3 è 2 volte quello del Livello 1. Questo sistema, convalidato da 2.000 aziende, può ridurre il tasso di errore di marketing festivo del 75%.

  Soluzione per la fatica post-festività

  Ciò che la maggior parte delle aziende non sa è che i 3-7 giorni successivi alla fine delle festività sono in realtà un altro periodo d’oro. I dati mostrano che i clienti entrano in un “periodo di saggezza” dopo l’eccessivo consumo: il volume di richieste di reso il terzo giorno dopo il Capodanno Lunare è superiore del 300% rispetto al normale, ma anche il tasso di acquisto aggiuntivo raggiunge inaspettatamente il 25% (normalmente solo l’8%). La mossa intelligente è preparare un “Kit di Primo Soccorso Post-Festività” – un messaggio combinato contenente istruzioni per resi e cambi, piani di compensazione dei punti e consigli per nuovi prodotti leggeri. Il test mostra che questo combinato ha un tasso di fidelizzazione dei clienti superiore del 90% rispetto al solo invio della politica di reso.

  Tecnica Avanzata: Per i clienti di alto valore, invia una “Lista di Gemme Perdute” il quinto giorno dopo la festività – elenca gli articoli che hanno visualizzato ma non acquistato e offri uno sconto esclusivo. Questa mossa ha fatto schizzare il tasso di riacquisto post-festività di un marchio di elettronica dal 6% al 27%. La chiave è azzeccare il tempismo: se invii troppo presto (entro 2 giorni dalla festività), il cliente sta ancora riposando; se invii troppo tardi (dopo 7 giorni), l’entusiasmo per lo shopping è completamente svanito. Il momento ottimale viene attivato in base al livello di spesa festiva del cliente: invia ai clienti che hanno speso oltre $500 il terzo giorno dopo la festa, a quelli che hanno speso tra $200 e $500 il quinto giorno, e a quelli che hanno speso meno di $200 il settimo giorno.