Gli script di automazione possono migliorare notevolmente l’efficienza della gestione di massa di WhatsApp, ad esempio utilizzando Python abbinato a Selenium per rispondere automaticamente alle domande frequenti, risparmiando il 70% del tempo del servizio clienti; impostando script attivati da parole chiave per l’invio automatico di coupon, aumentando il tasso di conversione del 25%; è anche possibile scrivere script per l’invio programmato di messaggi di gruppo, combinati con l’importazione di dati di etichette dei clienti da Excel, per inviare messaggi personalizzati in modo preciso. È possibile gestire oltre 500 conversazioni al giorno, riducendo efficacemente i costi di manodopera.

Istruzioni per l’impostazione dell’invio automatico di messaggi

Nel lavoro di gestione di massa di WhatsApp, l’invio automatico di messaggi è lo strumento più diretto per migliorare l’efficienza, consentendo l’invio automatizzato di notifiche, saluti o contenuti di marketing altamente ripetitivi. Un processo di automazione correttamente impostato può aumentare il volume di messaggi giornalieri gestiti da una singola persona da 200-300 a oltre 1000, con un aumento di efficienza di circa il 300-400%.

Per raggiungere questo obiettivo, di solito è necessario ricorrere a un software di automazione di terze parti (come strumenti che cooperano con l’API di WhatsApp Business, o client di terze parti approvati). Questi strumenti consentono agli utenti di preimpostare il testo, il contenuto multimediale e l’elenco dei destinatari, ed eseguire automaticamente l’invio all’ora specificata. La chiave è impostare con precisione i parametri di invio per evitare che l’account venga bloccato a causa di una frequenza di invio troppo alta.

​La frequenza di invio è il parametro centrale. Secondo l’esperienza, l’intervallo minimo consigliato tra l’invio di messaggi consecutivi allo stesso gruppo o contatto è tra 90 e 120 secondi. Al di sotto di questo intervallo, il rischio che l’account venga contrassegnato come attività anomala aumenta significativamente. Ad esempio, se un account invia messaggi a più di 15 contatti diversi entro 1 minuto, la probabilità di innescare il controllo del rischio può superare il 30%.

Di seguito è riportato un esempio di impostazione dei parametri chiave per la creazione di un flusso di invio automatico di messaggi:

Anche la preparazione del contenuto del messaggio deve essere standardizzata. Ad esempio, i messaggi di benvenuto possono essere pre-modificati in 5-8 versioni diverse, con una lunghezza di ogni messaggio controllata tra 100 e 150 caratteri, garantendo che il contenuto sia chiaro e si carichi rapidamente. Durante l’invio, il sistema selezionerà casualmente un messaggio da inviare, evitando efficacemente un tasso di ripetizione del contenuto troppo alto.

Per le attività che richiedono l’invio di immagini o file, si consiglia di comprimere in anticipo le immagini a meno di 500KB e di regolare le dimensioni a circa 800×600 pixel. Ciò garantisce che oltre il 98% dei destinatari possa caricare e visualizzare il file con successo in tempo reale, riducendo i fallimenti di invio dovuti a file troppo grandi (il tasso di fallimento può essere controllato entro il 2%).

La pianificazione del tempo di esecuzione è altrettanto importante. Scegliere l’orario attivo del cliente target in base al suo fuso orario per l’invio. Ad esempio, per i clienti europei, l’invio tra le 4 del pomeriggio e le 10 di sera ora di Pechino di solito ha un tasso di apertura circa il 40% superiore rispetto all’invio casuale. L’intera attività di invio automatico può essere impostata per essere completata entro 4-6 ore, elaborando in media 60-80 messaggi all’ora.

Tecniche per la gestione di massa dei contatti

Nel lavoro di gestione di massa di WhatsApp, l’elaborazione efficiente dei contatti è la base per espandere la scala operativa. Il modo tradizionale di aggiungere o classificare manualmente i contatti uno per uno può gestire al massimo 20-30 contatti all’ora, mentre con l’aiuto di strumenti e metodi corretti, questo numero può essere aumentato a 1000-1500 contatti all’ora, con un aumento di efficienza di oltre 50 volte.

L’operazione fondamentale è l’utilizzo di file CSV o Excel per l’importazione in blocco. Le informazioni di contatto di solito includono nome (o titolo), numero di telefono (deve includere il prefisso internazionale, come +852, +1) ed etichette personalizzate (come “Cliente VIP”, “Nuova Richiesta”). La prima riga del file deve essere la riga di intestazione, ad esempio “Nome, Telefono, Etichetta”. Dopo che il sistema ha letto il file, è generalmente in grado di importare fino a 1000 contatti in 2-5 minuti.

La gestione dei gruppi dopo l’importazione è cruciale. La suddivisione dei contatti in diversi gruppi in base agli attributi può aumentare la precisione dell’invio dei messaggi successivi di oltre il 60%. Ad esempio, i clienti con un record di acquisti negli ultimi 3 mesi vengono etichettati come “Alta Intenzione” e raggruppati separatamente.

La pulizia dei numeri non validi è un punto chiave per garantire l’efficienza. Una lista non pulita di solito contiene il 15%-25% di numeri non validi (inclusi numeri vuoti, numeri sbagliati, numeri non registrati su WhatsApp). L’esecuzione regolare di script di pulizia (si consiglia ogni due settimane) può identificare e rimuovere questi numeri. La pulizia di 1000 numeri richiede circa 10-15 minuti e, una volta completata, può aumentare il tasso di successo dell’invio dei messaggi successivi dal 75%-80% a oltre il 95%.

Un’altra tecnica è utilizzare le etichette per la suddivisione dinamica dei gruppi. Ad esempio, è possibile aggiungere automaticamente l’etichetta “Alta Attività” a tutti i contatti che hanno interagito più di 3 volte negli ultimi 30 giorni. Impostare una regola di automazione in base alla quale il sistema esegue la scansione una volta ogni 24 ore; la scansione di 10000 contatti richiede circa 20 minuti, dopodiché i contatti che soddisfano i criteri vengono automaticamente assegnati al gruppo corrispondente. Ciò aumenta in media il tasso di apertura dei messaggi di marketing di circa il 25%.

Per liste di grandi dimensioni con oltre 5000 persone, si consiglia di adottare la gestione a livelli. È possibile classificare al primo livello per regione (come “Nord America”, “Sud-est asiatico”), fonte (come “Modulo Web”, “Evento Offline”) o etichetta di interesse. Ogni attività di invio è mirata a un piccolo gruppo di meno di 500 persone; il loro tasso di clic è in genere circa il 40% superiore rispetto all’invio indiscriminato all’intera lista.

Metodi di elaborazione programmata dei messaggi

Nelle operazioni WhatsApp, l’elaborazione programmata dei messaggi è la chiave per ottenere un contatto preciso e liberare la manodopera. L’invio di messaggi in base all’orario attivo del cliente, in base al suo fuso orario, può aumentare in media il tasso di apertura e di risposta del 50% o più rispetto all’invio casuale. Ad esempio, i messaggi destinati ai clienti statunitensi inviati tra le 22:00 e le 8:00 ora di Pechino (che corrispondono al loro orario diurno) di solito raggiungono un tasso di interazione iniziale del 35%-40%, molto più alto del 15%-20% riscontrato nell’invio in altri orari.

Il cuore per raggiungere questo obiettivo è l’uso della funzione di pianificazione delle attività (Scheduler). È necessario impostare in modo centralizzato il contenuto del messaggio da inviare, il gruppo target o l’elenco dei contatti e l’ora esatta di invio in un’unica interfaccia.

Esempio di Best Practice: un agente del servizio clienti di e-commerce ha impostato 20 domande e risposte comuni (come “richiesta ordine”, “spiegazione spese di spedizione”, “politica di reso”) come risposte rapide e ha preimpostato l’orario di invio. Quando un cliente chiede informazioni sulle “spese di spedizione” alle 23:00, il sistema invia automaticamente un messaggio dettagliato contenente la tabella completa delle spese di spedizione alle 9:00 del giorno successivo, evitando al cliente di attendere o dimenticare la risposta. Ciò ha aumentato il volume di gestione giornaliero dell’agente da 80 richieste a oltre 200.

Il controllo della velocità di invio programmato è fondamentale. Anche se l’invio avviene all’ora programmata, è necessario simulare il ritmo di un operatore umano. Si consiglia di impostare:

• Intervallo di invio: impostare un ritardo casuale di 90-120 secondi tra ogni messaggio.

• Volume di invio al minuto: controllare entro 5-8 messaggi.

• Volume totale di invio giornaliero per singolo account: il limite consigliato è di 300-500 messaggi, per mantenere la salute dell’account.

Di seguito è riportata una tipica tabella di configurazione della strategia di invio programmato 24 ore su 24:

Per le regole di risposta automatica, l’impostazione deve basarsi sulla precisione della corrispondenza delle parole chiave. Una libreria di regole di risposta automatica efficiente di solito contiene 50-100 parole chiave principali e le loro risposte corrispondenti. Il sistema esegue la scansione in tempo reale dei messaggi ricevuti (di solito completando la corrispondenza entro 200 millisecondi) e il tasso di successo della corrispondenza può raggiungere l’85% o più. Ad esempio:

• Quando il messaggio contiene parole chiave come “prezzo”, “quanto costa”, ecc., viene attivata la risposta automatica, inviando il documento preimpostato del listino prezzi (si consiglia di mantenere le dimensioni del file al di sotto di 2MB).

• Quando il messaggio contiene parole chiave come “indirizzo”, “dove si trova”, viene inviato automaticamente un messaggio contenente un link alla mappa della posizione.

L’ottimizzazione regolare del piano di invio è obbligatoria. È necessario dedicare 15-20 minuti a settimana all’analisi dei rapporti di invio, concentrandosi sui due indicatori principali: “tasso di lettura” e “tasso di risposta”. Se il tasso di lettura di un’attività programmata è costantemente inferiore al 20% per una settimana, è necessario regolare l’orario di invio o modificare il contenuto. Attraverso l’analisi continua dei dati, il tasso di risposta complessivo può essere gradualmente aumentato dal 15% iniziale al 30% o anche di più.