स्वचालन स्क्रिप्ट का उपयोग करके व्हाट्सएप ग्रुप नियंत्रण दक्षता में काफी सुधार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, सामान्य प्रश्नों के लिए स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए पायथन को सेलेनियम स्वचालित उत्तरों के साथ जोड़ना, जिससे ग्राहक सेवा समय में 70% की बचत होती है; कीवर्ड ट्रिगर स्क्रिप्ट सेट करना स्वचालित रूप से कूपन भेजता है, जिससे रूपांतरण दर में 25% की वृद्धि होती है; और शेड्यूल्ड बल्क मैसेजिंग स्क्रिप्ट लिखना, ग्राहक टैग डेटा को एक्सेल के साथ आयात करना, व्यक्तिगत संदेशों को सटीक रूप से पुश करना, और प्रति दिन 500 से अधिक वार्तालापों को प्रभावी ढंग से संभालना, जिससे श्रम लागत कम होती है।

स्वचालित संदेश भेजने का सेटअप ट्यूटोरियल

व्हाट्सएप ग्रुप नियंत्रण कार्य में, स्वचालित संदेश भेजना दक्षता बढ़ाने का सबसे सीधा उपकरण है, जो उच्च दोहराव वाली सूचनाओं, शुभकामनाओं या विपणन सामग्री के स्वचालित प्रेषण को सक्षम करता है। एक सही ढंग से सेट किया गया स्वचालन प्रवाह एक व्यक्ति द्वारा प्रतिदिन संसाधित किए जाने वाले संदेशों की संख्या को 200-300 से बढ़ाकर 1000 से अधिक कर सकता है, जिससे दक्षता में लगभग 300-400% की वृद्धि होती है।

इसे प्राप्त करने के लिए, आमतौर पर तृतीय-पक्ष स्वचालन सॉफ़्टवेयर (जैसे कि व्हाट्सएप बिजनेस एपीआई के साथ उपयोग किए जाने वाले उपकरण, या अनुमोदित तृतीय-पक्ष क्लाइंट) की आवश्यकता होती है। ये उपकरण उपयोगकर्ताओं को पाठ, मीडिया सामग्री और प्राप्तकर्ताओं की सूची को पहले से सेट करने और निर्दिष्ट समय पर स्वचालित रूप से निष्पादित करने की अनुमति देते हैं। कुंजी सटीक प्रेषण मापदंडों को सेट करने में है ताकि अत्यधिक भेजने की आवृत्ति के कारण खाते को अवरुद्ध होने से रोका जा सके।

​भेजने की आवृत्ति मुख्य पैरामीटर है। अनुभव के अनुसार, एक ही समूह या संपर्क को लगातार संदेश भेजने के बीच न्यूनतम अंतराल 90 सेकंड से 120 सेकंड के बीच होना चाहिए। इस अंतराल से कम होने पर, खाते को असामान्य गतिविधि के रूप में चिह्नित किए जाने का जोखिम काफी बढ़ जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि कोई खाता 1 मिनट के भीतर 15 से अधिक विभिन्न संपर्कों को संदेश भेजता है, तो जोखिम नियंत्रण को ट्रिगर करने की संभावना 30% से अधिक हो सकती है।

स्वचालित संदेश भेजने के प्रवाह के निर्माण के लिए मुख्य पैरामीटर सेटिंग्स का एक उदाहरण यहां दिया गया है:

संदेश सामग्री की तैयारी को भी मानकीकृत करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, स्वागत संदेशों के 5-8 अलग-अलग संस्करणों को पहले से संपादित किया जा सकता है, प्रत्येक संदेश की लंबाई 100-150 वर्णों के बीच नियंत्रित की जाती है, ताकि सामग्री स्पष्ट हो और तेजी से लोड हो। भेजते समय, सिस्टम यादृच्छिक रूप से एक का चयन करेगा, जिससे सामग्री की अत्यधिक दोहराव को प्रभावी ढंग से रोका जा सकेगा।

उन कार्यों के लिए जिनमें चित्र या फ़ाइलें भेजना शामिल है, चित्रों को पहले से 500KB से कम तक संपीड़ित करने और आयामों को लगभग 800×600 पिक्सल तक समायोजित करने की सलाह दी जाती है। यह सुनिश्चित करता है कि 98% से अधिक प्राप्तकर्ता तुरंत लोड और देख सकते हैं, जिससे अत्यधिक बड़ी फ़ाइलों के कारण भेजने की विफलता की संभावना कम हो जाती है (विफलता दर को आमतौर पर 2% के भीतर नियंत्रित किया जा सकता है)।

निष्पादन समय की योजना भी महत्वपूर्ण है। लक्ष्य ग्राहक के समय क्षेत्र के आधार पर, उनके सक्रिय समय के दौरान भेजना चुनें। उदाहरण के लिए, यूरोपीय ग्राहकों के लिए, बीजिंग समय के अनुसार शाम 4 बजे से रात 10 बजे के बीच भेजना, यादृच्छिक रूप से भेजने की तुलना में उद्घाटन दर (ओपन रेट) में लगभग 40% की वृद्धि करता है। पूरे स्वचालित भेजने के कार्य को 4-6 घंटे के भीतर पूरा करने के लिए सेट किया जा सकता है, जिसमें औसतन प्रति घंटे 60-80 संदेश संसाधित होते हैं।

थोक संपर्क प्रबंधन तकनीकें

व्हाट्सएप थोक प्रबंधन कार्य में, संपर्कों को कुशलतापूर्वक संभालना परिचालन पैमाने का विस्तार करने की नींव है। संपर्कों को मैन्युअल रूप से एक-एक करके जोड़ने या वर्गीकृत करने का पारंपरिक तरीका प्रति घंटे अधिकतम 20-30 संपर्कों को ही संसाधित कर सकता है, जबकि उपकरणों और सही तरीकों की मदद से, यह संख्या प्रति घंटे 1000-1500 तक बढ़ सकती है, जिससे दक्षता में 50 गुना से अधिक की वृद्धि होती है।

मुख्य ऑपरेशन CSV या एक्सेल फ़ाइल का उपयोग करके थोक आयात करना है। संपर्क जानकारी में आमतौर पर नाम (या शीर्षक), फोन नंबर (अंतर्राष्ट्रीय क्षेत्र कोड के साथ, जैसे +852, +1), और कस्टम टैग (जैसे “वीआईपी ग्राहक”, “नई पूछताछ”) शामिल होते हैं। फ़ाइल की पहली पंक्ति शीर्षक पंक्ति होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, “नाम, फ़ोन, लेबल”। सिस्टम फ़ाइल को पढ़ने के बाद, यह आमतौर पर 2-5 मिनट के भीतर 1000 तक संपर्कों को आयात कर सकता है।

आयात के बाद समूह प्रबंधन महत्वपूर्ण है। संपर्कों को विशेषताओं के अनुसार विभिन्न समूहों में विभाजित करने से बाद के संदेश भेजने की सटीकता में 60% से अधिक की वृद्धि हो सकती है। उदाहरण के लिए, पिछले 3 महीनों में खरीदारी करने वाले ग्राहकों को “उच्च इरादा” के रूप में टैग करें और एक अलग समूह बनाएं।

अमान्य नंबरों की सफाई दक्षता सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण बिंदु है। एक अपरिष्कृत सूची में आमतौर पर 15%-25% अमान्य नंबर होते हैं (जिनमें खाली नंबर, गलत नंबर, व्हाट्सएप पर अपंजीकृत नंबर शामिल हैं)। इन नंबरों की पहचान करने और उन्हें हटाने के लिए नियमित रूप से (हर दो सप्ताह में एक बार अनुशंसित) सफाई स्क्रिप्ट चलाना। 1000 नंबरों को साफ करने में लगभग 10-15 मिनट लगते हैं, और पूरा होने के बाद, बाद के संदेश भेजने की सफलता दर 75%-80% से बढ़कर 95% से अधिक हो सकती है।

एक अन्य तकनीक टैग का उपयोग करके गतिशील समूहीकरण है। उदाहरण के लिए, पिछले 30 दिनों में 3 से अधिक बार इंटरैक्ट करने वाले सभी संपर्कों को स्वचालित रूप से “उच्च गतिविधि” टैग जोड़ा जा सकता है। एक स्वचालन नियम सेट करें जो सिस्टम को हर 24 घंटे में एक बार स्कैन करने के लिए कहता है, जिसमें 10000 संपर्कों को स्कैन करने में लगभग 20 मिनट लगते हैं, और फिर योग्य संपर्कों को स्वचालित रूप से संबंधित समूहों में समूहित किया जाता है। इससे विपणन संदेशों की उद्घाटन दर में औसतन लगभग 25% की वृद्धि होती है।

5000 से अधिक लोगों की बड़ी सूचियों के लिए, स्तरीकृत प्रबंधन अपनाने की सलाह दी जाती है। आप क्षेत्र (जैसे “उत्तरी अमेरिका”, “दक्षिण पूर्व एशिया”), स्रोत (जैसे “वेबसाइट फॉर्म”, “ऑफ़लाइन गतिविधि”), या रुचि टैग के अनुसार प्राथमिक वर्गीकरण कर सकते हैं। प्रत्येक भेजने का कार्य 500 से कम लोगों के एक छोटे समूह को लक्षित करता है, जिसकी क्लिक-थ्रू दर आमतौर पर पूरी सूची में बिना किसी भेदभाव के भेजने की तुलना में लगभग 40% अधिक होती है।

संदेशों को निर्धारित करने की विधि

व्हाट्सएप संचालन में, संदेशों को निर्धारित करना सटीक पहुंच और श्रम मुक्ति प्राप्त करने की कुंजी है। ग्राहक के स्थानीय सक्रिय समय के अनुसार संदेश भेजने से यादृच्छिक रूप से भेजने की तुलना में उद्घाटन दर (ओपन रेट) और उत्तर दर (रिप्लाई रेट) में औसतन 50% से अधिक की वृद्धि हो सकती है। उदाहरण के लिए, अमेरिकी ग्राहकों के लिए, बीजिंग समय के अनुसार रात 10 बजे से अगले दिन सुबह 8 बजे के बीच संदेश भेजने पर (जो अमेरिका में दिन के समय से मेल खाता है), प्रारंभिक इंटरैक्शन दर आमतौर पर 35%-40% तक पहुंच सकती है, जो अन्य समय पर भेजने की 15%-20% दर से काफी अधिक है।

इस लक्ष्य को प्राप्त करने का मूल कार्य शेड्यूलिंग फ़ंक्शन (Scheduler) का उपयोग करना है। आपको एक ही इंटरफ़ेस में योजनाबद्ध संदेश सामग्री, लक्ष्य समूह या संपर्क सूची, और सटीक भेजने का समय केंद्रीकृत रूप से सेट करने की आवश्यकता है।

सर्वोत्तम अभ्यास उदाहरण: एक ई-कॉमर्स ग्राहक सेवा प्रतिनिधि ने 20 सामान्य प्रश्न और उत्तर जोड़े (जैसे “ऑर्डर पूछताछ”, “शिपिंग शुल्क विवरण”, “वापसी नीति”) को त्वरित उत्तर के रूप में सेट किया और भेजने का समय पहले से निर्धारित किया। जब कोई ग्राहक रात 11 बजे “शिपिंग शुल्क” के बारे में पूछता है, तो सिस्टम अगले दिन सुबह 9 बजे स्वचालित रूप से पूरी शिपिंग शुल्क तालिका वाला एक विस्तृत संदेश भेजता है, जिससे ग्राहक को इंतजार करने या उत्तर भूलने से रोका जाता है। इससे ग्राहक सेवा प्रतिनिधि द्वारा प्रतिदिन संसाधित की जाने वाली पूछताछ की औसत संख्या 80 से बढ़कर 200 से अधिक हो गई।

निर्धारित भेजने की दर को नियंत्रित करना महत्वपूर्ण है। यहां तक कि निर्धारित समय पर भेजते समय भी, मानव संचालन की लय का अनुकरण करना आवश्यक है। निम्नलिखित सेटिंग्स की सिफारिश की जाती है:

• भेजने का अंतराल: प्रत्येक संदेश के बीच 90 सेकंड से 120 सेकंड की यादृच्छिक देरी सेट करें।

• प्रति मिनट भेजने की मात्रा: 5-8 संदेशों के भीतर नियंत्रित करें।

• एकल खाते की कुल दैनिक भेजने की मात्रा: खाते के स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए 300-500 संदेशों की अधिकतम सीमा की सलाह दी जाती है।

पूरे दिन के निर्धारित भेजने की रणनीति कॉन्फ़िगरेशन तालिका का एक विशिष्ट उदाहरण यहां दिया गया है:

स्वचालित उत्तर नियमों के लिए, उनकी सेटिंग कीवर्ड मिलान की सटीकता पर आधारित होनी चाहिए। एक कुशल स्वचालित उत्तर नियम पुस्तकालय में आमतौर पर 50-100 मुख्य कीवर्ड और उनके संगत उत्तर शामिल होते हैं। सिस्टम प्राप्त संदेशों को वास्तविक समय में स्कैन करता है (आमतौर पर 200 मिलीसेकंड के भीतर मिलान पूरा करता है), और मिलान सफलता दर 85% से अधिक तक पहुंच सकती है। उदाहरण के लिए:

• जब संदेश में “कीमत”, “कितने पैसे” जैसे कीवर्ड शामिल हों, तो स्वचालित उत्तर ट्रिगर करें, और पूर्वनिर्धारित मूल्य सूची दस्तावेज़ भेजें (फ़ाइल आकार 2MB से कम रखने की सलाह दी जाती है)।

• जब संदेश में “पता”, “कहाँ” शामिल हों, तो स्वचालित रूप से स्थान मानचित्र लिंक वाला एक संदेश भेजें।

भेजने की योजना का नियमित अनुकूलन आवश्यक है। साप्ताहिक रूप से 15-20 मिनट खर्च करके भेजने की रिपोर्ट का विश्लेषण करना चाहिए, जिसमें “पढ़ी गई दर” (रीड रेट) और “उत्तर दर” (रिप्लाई रेट) दो मुख्य संकेतकों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। यदि किसी निर्धारित कार्य की पढ़ी गई दर एक सप्ताह तक लगातार 20% से कम रहती है, तो भेजने का समय समायोजित करने या सामग्री को संशोधित करने की आवश्यकता होती है। निरंतर डेटा विश्लेषण के माध्यम से, समग्र उत्तर दर को प्रारंभिक 15% से धीरे-धीरे 30% या उससे भी अधिक तक बढ़ाया जा सकता है।