​يمكن للمتداولين في التجارة الخارجية استخدام WhatsApp Business API لدمج أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، ووسم مصدر الاستفسارات والمنطقة الزمنية تلقائيًا، مع استخدام قوالب الرد السريع ورسائل الترحيب التلقائية. تشير الدراسات إلى أن تقصير وقت الاستجابة الأولى إلى أقل من دقيقة واحدة يمكن أن يزيد معدل الرد بنسبة 70%. بالإضافة إلى ذلك، يضمن استخدام وظائف تحويل الدردشة الفوري والمزامنة عبر أجهزة متعددة خدمة متاحة على مدار 24 ساعة، مما يزيد من فرص إتمام الصفقات بشكل فعال.

​الاستفادة الكاملة من معلومات الملف الشخصي​​

وفقًا لاستطلاع رأي شمل أكثر من 2000 مشترٍ دولي، ​​يضغط حوالي 85% من العملاء على الملف الشخصي للشخص الذي يرسل لهم رسالة لأول مرة​​ للتحقق من مصداقية هويته واحترافيته. إن وجود ملف شخصي غير مكتمل أو غير واضح يؤدي إلى انخفاض ثقة العميل بسرعة في غضون ​​3 إلى 5 ثوانٍ​​، وينخفض متوسط ​​معدل الرد مباشرة إلى ​​أكثر من 30%​​. على العكس من ذلك، فإن الملف الشخصي المصمم بعناية لا يزيد فقط من معدل فتح الرسائل، بل يمكنه أيضًا مضاعفة كفاءة التواصل اللاحق ​​بما يقرب من مرتين​​.

يتجاهل العديد من مندوبي المبيعات في التجارة الخارجية إعداد ملفهم الشخصي في واتساب، معتقدين أن مجرد وجود رقم هاتف صحيح يكفي للتواصل مع العملاء. ولكن في الواقع، منذ أن ترسل رسالتك الأولى، غالبًا ما يكون أول إجراء للعميل هو النقر على صفحتك الرئيسية للاطلاع على المعلومات. إذا كانت صورة ملفك الشخصي فارغة، واسمك عبارة عن سلسلة من الأرقام عديمة المعنى، وحالة ملفك فارغة تمامًا، فمن المحتمل جدًا أن يصنفك العميل على أنك “حساب تسويقي” أو “جهة اتصال غير محترفة”، مما يزيد بشكل كبير من احتمالية قراءة الرسالة دون رد.

​​صورة الملف الشخصي (Profile Photo) هي العنصر البصري الأول لبناء الثقة​​. يُنصح باستخدام صورة شخصية احترافية عالية الجودة أو شعار الشركة بدقة ​​360×360 بكسل​​ أو أعلى. تظهر الأبحاث أن الحسابات التي تستخدم صورًا شخصية احترافية تحصل على معدل رد أعلى ​​بحوالي 15%​​ من الحسابات التي تستخدم شعار الشركة، لأنها تعزز الشعور بوجود “شخص حقيقي”. إذا كنت تستخدم شعار الشركة، فتأكد من أن التصميم واضح وخلفيته بسيطة، ويتوافق مع منصات التواصل الاجتماعي الأخرى (مثل LinkedIn) لزيادة الوعي بالعلامة التجارية.

​​حقل الاسم (Name) هو مفتاح البحث والتذكر​​. لا تستخدم أبدًا الأرقام الافتراضية أو الأسماء المستعارة العشوائية. أفضل تنسيق هو: ​​”اسمك | اسم الشركة/المنتج الرئيسي”​​ (على سبيل المثال: John Chen | ABC Electronics Co.”). ميزة ذلك هي أنه حتى إذا أراد العميل العودة إلى المحادثة بعد عدة أيام، يمكنه العثور عليك بسرعة من خلال البحث عن اسمك أو اسم شركتك. تشير البيانات إلى أن الأسماء التي تحتوي على كلمات مفتاحية للشركة أو المنتج تزيد من معدل نجاح العملاء في العثور عليك بنسبة ​​40%​​.

​​رسالة الحالة (About/Status) هي مساحة إعلانية مجانية لك​​. لديك ​​139 حرفًا​​ لنقل أهم المعلومات. لا تكتب “مرحبًا” أو “متوفر”، فهذا إهدار للمساحة. يجب أن تكتب بشكل موجز عن منصبك، والمنتجات أو الخدمات الرئيسية التي تقدمها، ودعوة واضحة للإجراء (Call-to-Action). على سبيل المثال: “🔹 متخصصون في تصدير منتجات إضاءة LED، ونقدم خدمات OEM/ODM. مرحبًا بك في طلب أحدث كتالوج! 🔹”. تشير إحصائية للمحادثات التجارية (B2B) إلى أن رسالة الحالة التي تحتوي على بيان قيمة واضح ودعوة للإجراء يمكن أن تزيد من معدل استفسارات المشترين الاستباقية بنسبة ​​25%​​.

​​قم بتحديث رسالة الحالة مرة واحدة كل 3 أشهر​​. يمكنك تعديل النص بناءً على المنتجات الرئيسية التي تروج لها، أو العروض الموسمية، أو المعارض القادمة (مثل معرض كانتون). هذا لا يرسل إشارة للعملاء القدامى بمدى نشاط عملك فحسب، بل يتيح للعملاء الجدد أيضًا الاطلاع على أحدث المعلومات، مما يحافظ على حداثة المحادثة وصلتها. يحقق الملف الشخصي الديناميكي الذي يتم تحديثه باستمرار معدل تحويل أعمال على المدى الطويل أعلى ​​بما يقرب من 30%​​ من الملف الشخصي الثابت.

​​تطبيق تقنيات الرد السريع​​

في التجارة الدولية، الوقت هو عامل حاسم في تحويل الاستفسارات. تشير دراسة أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو إلى أن ​​الرد على العملاء المحتملين في غضون 5 دقائق يزيد من احتمالية إتمام الصفقة بـ 21 مرة مقارنة بالرد بعد 30 دقيقة​​. أظهر تحليل بيانات 5000 استفسار في التجارة الخارجية أن متوسط ​​وقت الرد كلما تأخر ​​10 دقائق​​، انخفض اهتمام العميل ​​بحوالي 7%​​. إذا تأخر الرد ​​لأكثر من ساعة​​، سينخفض ​​معدل إتمام الصفقة لتلك المحادثة إلى ​​أقل من 15%​​. هذا يعني أن الرد السريع ليس مجرد لباقة، بل هو تقنية أساسية تؤثر بشكل مباشر على تحويل الطلبات.

لتحقيق ردود سريعة وفعالة، يجب أولاً الاستفادة من وظيفة ​​الرسائل المجهزة مسبقًا (Pre-composed)​​ في واتساب. لا تقتصر هذه الوظيفة على “مرحبًا”، بل هي قوالب ردود مصممة مسبقًا ​​بنسبة اكتمال تزيد عن 80%​​ لمعالجة ​​أكثر 20 سؤالًا شيوعًا​​ يطرحها العملاء. على سبيل المثال، عندما يسأل العميل “Do you have MOQ؟”، بدلاً من الكتابة بشكل مؤقت، يمكنك إرسال رسالة معدة مسبقًا على الفور: “نعم، الحد الأدنى للطلب لمنتجاتنا القياسية هو عادةً ​​500 قطعة​​، ولكن بعض المنتجات تدعم الطلبات التجريبية الصغيرة بـ ​​100 قطعة​​. يعتمد الأمر على نوع المنتج، ويمكنني التحقق لك بالتفصيل.” هذه الرسالة لا تجيب على السؤال فحسب، بل توفر أيضًا معلومات إضافية (إمكانية الطلب التجريبي)، مما يحول الرد لمرة واحدة إلى فرصة لمواصلة الحوار. تشير الإحصائيات إلى أن مندوبي المبيعات الذين يستخدمون هذه ​​القوالب المجهزة مسبقًا يمكنهم توفير حوالي 1.5 ساعة يوميًا​​ من وقت الكتابة المتكررة، وزيادة عدد الاستفسارات التي يتم التعامل معها في الساعة ​​بنسبة 40%​​.

ثانيًا، ​​الرد السريع (Quick Reply)​​ هو أداة فعالة لزيادة الكفاءة. في المحادثة مع العميل، يمكنك النقر مطولًا على فقاعة الرسالة لتحديد رد سريع مُجهز مسبقًا، مثل “شكرًا لك!” أو “لحظة من فضلك، سأتحقق لك.” بالنسبة للمندوبين الذين يتعاملون مع ​​عدد كبير من المحادثات (أكثر من 50 محادثة يوميًا)​​، يمكن لهذا الإجراء البسيط تقليل الوقت الفعلي للرد الواحد من ​​15 ثانية إلى 3 ثوانٍ​​. لا تقلل من شأن فرق الـ ​​12 ثانية​​ هذا، فعند التعامل مع ​​10 عملاء​​ في نفس الوقت، فإن الـ ​​120 ثانية​​ التي يتم توفيرها تكفي للرد على استفسار رئيسي آخر قبل المنافسين.

​​الرسائل الصوتية (Voice Message)​​ هي أداة أخرى يتم التقليل من شأنها. عند مناقشة المواصفات المعقدة (مثل أبعاد المنتج، المعايير الفنية)، فإن إرسال رسالة صوتية مدتها ​​60 ثانية​​ أكثر كفاءة بكثير من كتابة فقرة طويلة. يبلغ متوسط ​​سرعة التحدث البشري حوالي ​​150-180 كلمة​​ في الدقيقة، بينما يبلغ متوسط ​​سرعة الكتابة حوالي ​​40-60 كلمة​​ في الدقيقة، مما يعني فرقًا في الكفاءة يصل إلى ​​3 أضعاف​​. الأهم من ذلك، أن نبرة الصوت، التوقفات، والتركيز على النقاط الرئيسية في الرسالة الصوتية يمكن أن تنقل المزيد من العاطفة والصدق، مما يزيد من ثقة العميل ​​بحوالي 20%​​. بالطبع، الشرط هو التأكد من أن البيئة هادئة، وأن سرعة التحدث معتدلة، وأن الأفكار واضحة.

بالنسبة لطلبات عروض الأسعار الشائعة للمنتجات، لا ترد أبدًا بسعر واحد فقط. يجب أن يحتوي الرد السريع الفعال على ​​5 عناصر أساسية​​: ​​سعر الوحدة (على سبيل المثال: FOB Shanghai $2.5/unit)، الحد الأدنى للطلب (500 units)، وقت التسليم القياسي (25-30 days)، طريقة الدفع (T/T 30% prepaid, balance 70% before delivery)​​. إن إرسال هذه البيانات في رسالة واحدة يمكن أن يقلل من وقت التأكيد ذهابًا وإيابًا بنسبة ​​70%​​، مما يسمح للعميل بالدخول في مرحلة التقييم على الفور، ويزيد من سرعة المحادثة ​​بنسبة 50%​​.

​​إدارة جهات الاتصال عن طريق تصنيفهم​​

أظهرت دراسة استقصائية لمندوبي المبيعات في التجارة الخارجية أن ​​المندوبين الذين لا يصنفون جهات الاتصال الخاصة بهم يقضون في المتوسط ​​2.5 ساعة يوميًا في البحث عن المحادثات القديمة وتأكيد خلفية العملاء​​، ويشكل هذا الوقت الضائع ​​أكثر من 30%​​ من إجمالي ساعات عملهم. والأخطر من ذلك، بسبب الفوضى في معلومات العملاء، ​​يتم نسيان حوالي 15% من الاستفسارات المهمة أو تأخير متابعتها في غضون 3 أيام​​، مما يؤدي مباشرة إلى خسارة الصفقات المحتملة. على العكس من ذلك، فإن الفرق التي تطبق نظام إدارة التصنيفات زادت كفاءتها في متابعة العملاء ​​بما يقرب من 200%​​، وارتفع معدل تحويل الطلبات لديها في المتوسط ​​بنسبة 34%​​.

تبدأ إدارة التصنيفات الفعالة بنظام تصنيف واضح. الأمر ليس ببساطة إضافة حرف “أ” قبل اسم العميل، بل يتطلب تصميم نظام بناءً على أربعة أبعاد أساسية: ​​مرحلة الشراء للعميل، اهتمامه بالمنتج، حجم الميزانية، وتكرار التفاعل​​. يُنصح بالتحكم في العدد الأولي للتصنيفات بين ​​8 إلى 12 تصنيفًا​​، فكثرتها تزيد من عبء الإدارة، وقلتها لا تسمح بالتمييز الدقيق. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أربعة تصنيفات بناءً على مرحلة الشراء: “​​استفسار محتمل​​”، “​​عرض سعر جارٍ​​”، “​​بعد إرسال العينة​​”، و”​​عميل تم إتمام الصفقة معه​​”، وإضافة تصنيفات بناءً على نوع المنتج مثل “​​مصابيح LED​​” و”​​مكونات إلكترونية​​”. أظهرت الممارسة أن المندوبين الذين يستخدمون ​​نظام تصنيف ثنائي الأبعاد (المرحلة + المنتج)​​ يمكنهم تحديد حالة أي عميل بدقة في ​​3 ثوانٍ​​، ووضع أفضل استراتيجية متابعة مناسبة.

عادةً ما يتم استخدام حقل “​​الاسم المستعار لجهة الاتصال (Contact Nickname)​​” في واتساب كحامل للتصنيفات. طوله كافٍ ويدعم الرموز التعبيرية. التنسيق الفعال هو: ​​[التصنيف] اسم العميل | اسم الشركة المختصر​​. على سبيل المثال، يمكنك تسمية عميل يتم التفاوض معه حاليًا على مصابيح LED بـ “​​💡عرض سعر جارٍ John | LightUp Inc​​”، ويمكن وسم عميل قد طلب سابقًا بـ “​​✅عميل تم إتمام الصفقة معه Maria | City Retail​​”. استخدام الرموز التعبيرية المرئية يسمح لك ​​بالتحديد السريع​​ عند التمرير في القائمة، مما يقلل من الوقت اللازم للبحث عن نوع معين من العملاء ​​بنسبة 60%​​.

​​مثال عملي: نظام التصنيف لمندوب مبيعات في التجارة الخارجية​​

💡​​استفسار محتمل​​ – يجب الرد عليه في غضون 24 ساعة

📋​​عرض سعر جارٍ​​ – يجب المتابعة مرة كل 72 ساعة

✈️​​بعد إرسال العينة​​ – يجب الاستفسار عن الملاحظات في اليوم السابع

✅​​عميل تم إتمام الصفقة معه​​ – إرسال معلومات عن المنتجات الجديدة بانتظام شهريًا

⚠️​​لم يرد لفترة طويلة​​ – يجب تغيير الموضوع لإعادة تفعيل المحادثة

التحديث الديناميكي هو شريان الحياة لإدارة التصنيفات. ​​يجب تعديل تصنيف العميل فور الانتهاء من كل تفاعل​​. عندما يقبل العميل “الاستفسار المحتمل” عرض السعر، يجب تغيير اسمه المستعار من “💡استفسار محتمل” إلى “📋عرض سعر جارٍ”؛ وعند إرسال العينة في اليوم السابع، يجب تحديث التصنيف إلى “✈️بعد إرسال العينة” ووضع تذكير للمتابعة. تشير البيانات إلى أن المندوبين الذين يلتزمون ​​بتحديث التصنيفات مرة كل 24 ساعة​​ يتمتعون بدقة متابعة العملاء تصل إلى ​​98%​​، ولا يكادون يغفلون أي فرصة لإتمام صفقة. بينما المندوبون الذين يحدثون التصنيفات مرة واحدة في الأسبوع، يصل معدل الخطأ في معلوماتهم إلى ​​20%​​.

القيمة الأكبر لهذا النظام هي تحقيق ​​التواصل المتفاوت​​. بالنسبة لجهات الاتصال التي تحمل تصنيف “✅عميل تم إتمام الصفقة معه”، يمكنك الترويج للمنتجات الجديدة أو طلب إعادة الشراء بشكل مباشر، لأنك قد بنيت بالفعل أساسًا من الثقة معهم. أما بالنسبة للعملاء الذين يحملون تصنيف “⚠️لم يرد لفترة طويلة”، فيجب تجنب إرسال عرض سعر آخر، وبدلاً من ذلك، تغيير الطريقة، مثل إرسال تقرير صناعي أو تهنئة بمناسبة عطلة، لإعادة فتح المحادثة. وفقًا للإحصاءات، فإن تطبيق استراتيجيات تواصل متفاوتة لمجموعات التصنيفات المختلفة يمكن أن يزيد معدل استجابة العملاء الإجمالي من ​​18% في المتوسط إلى 45%​​، لأن كل رسالة تستهدف الحاجة الحقيقية للعميل في مرحلته الحالية.

​​تحديد وقت الإرسال للمجموعات​​

إن الطبيعة العابرة للمناطق الزمنية للتجارة العالمية تجعل توقيت إرسال الرسائل عاملاً حاسمًا. تظهر البيانات أن الرسائل التجارية المرسلة في وقت عمل العميل المحلي بين ​​9 و 11 صباحًا​​ يكون معدل فتحها أعلى ​​بنسبة 73%​​ من تلك المرسلة بعد ​​4 مساءً​​، كما أن معدل الرد يختلف ​​بـ 2.1 مرة​​. وجد تحليل لأكثر من مائة ألف رسالة تجارة خارجية أن وقت الإرسال الخاطئ (مثل مساء يوم الجمعة أو أيام العطل) يؤدي إلى تجاهل ​​أكثر من 60%​​ من الرسائل أو تأخير معالجتها بشكل مباشر، مما يؤدي إلى إطالة متوسط ​​وقت الاستجابة إلى ​​أكثر من 42 ساعة​​. إن اختيار التوقيت المناسب يمكن أن يجعل نفس المحتوى يحقق نتائج مختلفة تمامًا.

لتحقيق أقصى قدر من فعالية الإرسال الجماعي، يجب أولاً فهم ثلاثة متغيرات أساسية: ​​المنطقة الزمنية للعميل، عادات أيام العمل المحلية، والروتين اليومي لصناع القرار في الشراء في تلك الصناعة​​. على سبيل المثال، يبدأ المشترون الأوروبيون عادةً في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني في الساعة ​​9:30 صباحًا​​ بالتوقيت المحلي يوم الاثنين، بينما تبدأ ساعات عمل الساحل الغربي الأمريكي بعد الساحل الشرقي ​​بثلاث ساعات​​. إذا أرسلت رسالة إلى عميل ألماني في الساعة ​​4 مساءً​​ بتوقيت تايبيه (أي 9 صباحًا بتوقيت أوروبا)، فإن احتمالية قراءتها تبلغ ​​2.5 مرة​​ مقارنة بإرسالها في الساعة ​​11 مساءً​​ بتوقيت تايبيه (4 مساءً بتوقيت ألمانيا، قرب نهاية الدوام).

بالنسبة لوظيفة ​​قائمة البث الجماعي (Broadcast List)​​، تتطلب أفضل استراتيجية إرسال تقسيم المجموعات حسب المنطقة وتحديد جداول زمنية مختلفة للإرسال. إليك مثال على عملية عملية فعالة:

​​الاستراتيجية الأساسية: تجنب إرسال استفسارات هامة في صباح يوم الاثنين وعصر يوم الجمعة بالتوقيت المحلي للعميل.​​ صباح يوم الاثنين هو الوقت الذي يتعامل فيه العميل مع الاجتماعات الداخلية والرسائل المتراكمة، وهناك احتمال ​​يزيد عن 50%​​ أن تُدفن رسالتك. أما عصر يوم الجمعة، فهو وقت استعدادهم لإنهاء عمل الأسبوع، وليس لديهم نية لبدء مناقشات عمل جديدة، وفي هذا الوقت يكون أعلى معدل لقراءة الرسائل دون الرد عليها.

​​يجب تجنب أوقات الإرسال تمامًا​​ خلال ساعات الليل المتأخرة للعميل (من ​​10 مساءً​​ حتى ​​6 صباحًا​​ بالتوقيت المحلي) وطوال عطلة نهاية الأسبوع. بالإضافة إلى كون ذلك غير احترافي على الإطلاق، فإن الحسابات التي ترسل رسائل متكررة في هذه الأوقات تزيد احتمالية ​​حظرها (Block)​​ من قبل العميل ​​بـ 4 أضعاف​​. الطريقة الأكثر ذكاءً هي استخدام وظيفة الإرسال المجدول في واتساب (يتطلب استخدام أدوات خارجية مثل WA Scheduler) لكتابة المحتوى مسبقًا وتحديد موعد إرساله تلقائيًا في الأوقات المثلى للمنطقة الزمنية المستهدفة. هذا يضمن أن تظهر رسالتك دائمًا في ​​الجزء العلوي من قائمة المحادثات​​ للعميل، مما يتيح لك استغلال ​​15 دقيقة​​ ذهبية من انتباهه.

​​طريقة إعداد رسائل الترحيب التلقائية​​

وفقًا لبيانات استطلاع شمل 500 شركة تجارة خارجية، ​​يرغب حوالي 78%​​ من المشترين الدوليين في تلقي رسالة ترحيب أولى في غضون ​​60 ثانية​​ من إضافة جهة الاتصال، بينما تحتاج الشركات التي تفتقر إلى رسائل الترحيب التلقائية إلى ​​4 ساعات و 27 دقيقة​​ في المتوسط لإرسال رسالتها الأولى. يؤدي هذا الفارق الزمني إلى فقدان ​​35%​​ من العملاء المحتملين لصالح المنافسين الذين يستجيبون بشكل أسرع. إعداد نظام ترحيب تلقائي بشكل صحيح لا يقلل فقط من وقت الاستجابة الأول إلى ​​أقل من 20 ثانية​​، بل يمكنه أيضًا زيادة معدل الرد الأول للعملاء الجدد ​​بأكثر من 40%​​، مما يضع الأساس للصفقات المستقبلية.

يكمن مفتاح تحقيق الترحيب التلقائي الفعال في اختيار الأداة المناسبة وتصميم محتوى رسالة دقيق. الطريقة الأكثر شيوعًا حاليًا هي استخدام ​​أدوات CRM خارجية (مثل WATI و Zoko و Respond.io)​​ للربط بـ WhatsApp Business API، مما يتيح الرد التلقائي بالجملة. تتعامل هذه الأدوات مع ​​أكثر من 500,000​​ رسالة شهريًا، ويبلغ متوسط ​​تكلفة إرسال الرسالة الواحدة ​​0.002-0.005 دولار أمريكي​​ فقط، وهو أقل بكثير من التكلفة الزمنية للعمليات اليدوية. عند الإعداد، يجب التأكد من أن حساب API معتمد رسميًا، وأن معدل موافقة قوالب الرسائل يتجاوز ​​98%​​ لتجنب فشل الإرسال بسبب انتهاكات المحتوى.

يجب تصميم رسائل الترحيب التلقائية بشكل مختلف بناءً على مصدر العميل. فيما يلي ثلاثة من أكثر السيناريوهات شيوعًا مع قوالب الرسائل وبيانات الأداء المقابلة لها:

بالنسبة للاستفسارات الواردة من Alibaba International أو المواقع المستقلة، يجب أن تحتوي رسالة الترحيب التلقائية على ​​3 نقاط قيمة على الأقل​​: ​​تحديد هوية الشركة بوضوح (مثل “هذا هو الحساب الرسمي لشركة ABC Electronics”)، الموارد المتاحة فورًا (مثل “لقد قمنا بإعداد أحدث كتالوج وعرض أسعار لك”)، وتوجيه واضح للخطوة التالية (مثل “أرسل 1 للحصول على الكتالوج، و 2 للتواصل مباشرة مع مدير المبيعات”)​​. تشير البيانات إلى أن رسائل الترحيب التي تحتوي على تعليمات خيارات رقمية تحصل على ​​أكثر من 50%​​ من ردود العملاء، حيث يختار حوالي ​​30%​​ منهم الخيار الرقمي مباشرة للدخول في مرحلة المحادثة التالية.

​​إدخال المتغيرات المخصصة​​ هو تقنية أساسية لزيادة الفعالية. يجب أن يكون نظام الترحيب التلقائي الجيد قادرًا على استخلاص وتعبئة متغيرات مثل ​​اسم العميل، اسم الشركة، ورقم نموذج المنتج المستفسر عنه​​ تلقائيًا. على سبيل المثال: “مرحباً {اسم العميل}، شكرًا لك على استفسارك عن {رقم نموذج المنتج} من خلال {الموقع المصدر}. هذا هو رابط جدول المواصفات الذي طلبته: {رابط الملف}.” الرسائل التي تحتوي على ​​متغيرين​​ مخصصين على الأقل يكون معدل فتحها أعلى ​​بنسبة 35%​​ من الرسائل الترحيبية العامة، ويختلف معدل الرد ​​بـ 2.8 مرة​​. ولكن يجب الانتباه إلى دقة المتغيرات، فإذا كان اسم العميل مكتوبًا بشكل خاطئ أو اسم الشركة غير مطابق، فقد يؤدي ذلك إلى انخفاض ثقة العميل بنسبة ​​40%​​.

تحسين وتيرة الإرسال وتوقيته أمر بالغ الأهمية. يجب ألا يتلقى العميل الواحد أكثر من ​​رسالة ترحيب تلقائية واحدة​​ في غضون ​​24 ساعة​​ لتجنب الإزعاج المتكرر. يجب ضبط أفضل وقت للإرسال بناءً على المنطقة الزمنية للعميل: إرسال الرسائل لعملاء جنوب شرق آسيا في ​​9-10 صباحًا​​ بالتوقيت المحلي (نفس توقيت تايبيه)، ولعملاء أوروبا وأمريكا في ​​10 صباحًا​​ بالتوقيت المحلي (ما يعادل بعد الظهر أو المساء بتوقيت تايبيه). بعد إجراء اختبار A/B لمدة ​​أسبوعين​​، يمكن تحسين معدل الرد الإجمالي للترحيب التلقائي من ​​30%​​ في المتوسط إلى نطاق يتراوح بين ​​45-60%​​. يجب أن يحتوي النظام أيضًا على آلية سكون تلقائية، حيث يتم تأخير إرسال الرسائل للعملاء المضافين خارج ساعات العمل (من ​​8 مساءً حتى 7 صباحًا​​ بالتوقيت المحلي) إلى وقت العمل، لتجنب خطر الحظر بنسبة ​​15%​​ بسبب الإزعاج خارج أوقات العمل.